Europassov življenjepis je eden od bolj strukturiranih oblik življenjepisa, z močno definirano zasnovo. Vključuje ogromno informacij, ki so kadroviku pomembne in nujne za ustrezno vodenje nadaljnjih postopkov.

Kako izbiramo primerne kadre ?

Metode izbire kadrov, ki se jih poslužujemo kadroviki v kadrovsko svetovalnem podjetju, so mnogotere in pogosto tudi prilagojene posameznim ciljem, ki jih želimo doseči. Oziroma bi lahko rekli, da so metode izbire kadrov prilagojene zahtevam in kriterijem posameznega delovnega mesta ter vsake posamezne organizacije v smislu delodajalca.

Preko opravljenih telefonskih razgovorov, prejetih pregledanih prijav, ponudb, spremnih oz. motivacijskih pisem in življenjepisov kandidatov vsakodnevno opravljamo tako imenovano predselekcijo kandidatov. Le ta poteka po prvih osnovnih kriterijih, ki so pomembni oziroma nujni za točno določeno prosto delovno mesto. Konstantno se ukvarjamo s prepoznavanjem primernih kandidatov za prosta delovna mesta in odkrivanjem njihovih potencialov preko osebnih strukturiranih razgovorov.

Osebni razgovori s kadroviki ali strokovnimi svetovalci za kadre predstavljajo izjemen vir informacij in spoznanj o kandidatu ter seveda tudi o bodočem delodajalcu. Osebni strukturiran razgovor ima zelo veliko elementov selekcijskega razgovora, vključuje pa tudi precej svetovalnih komponent.

Na osebnem razgovoru zelo temeljito s kandidati prediskutiramo in preverimo njihove dosedanje delovne izkušnje ter pridobljena formalna in neformalna znanja. Kandidate usmerjamo tudi v to, da kadrovikom čim bolj natančno predstavijo svoje poklicne želje in potrebe oziroma tisto pravo svojo notranjo motivacijo. Pogosto se namreč zgodi, da so ljudje iz tega ali onega razloga nezadovoljni na svojih obstoječih delovnih mestih, ne doživljajo uspeha in tiste potrditve, ki jo vsi na nek način potrebujemo. Radi bi se znotraj delovnega področja usmerili drugam, nekateri želijo celo menjati poklic, drugi so ga lahko celo primorani zamenjati iz določenih vzrokov.

Navadno je prva naloga, ki jo na osebnem razgovoru dobi vsak kandidat ta, da najprej izpolni poseben kadrovski vprašalnik, kjer navede vse bistvene informacije v zvezi s svojim formalnim in neformalnim izobraževanjem oz. usposabljanjem, s svojimi preteklimi delovnimi izkušnjami in svojimi nadaljnjimi poklicnimi željami ter osebnimi interesi. Svetovalci in svetovalke za kadre skupaj s kandidati odkrivamo njihove potenciale in prednosti, seveda včasih najdemo tudi določene primanjkljaje. Pri kandidatih odkrivamo torej tudi možnosti za izboljšave, področja, na katerih bi se posamezen kandidat lahko bolj izpopolnil, bolj nadgradil svoja znanja ter s tem razširil tudi lastne zaposlitvene možnosti, udejanjal lastne poklicne želje.

Na podlagi ugotovljenega se kandidate usmeri oziroma se jim svetuje, kako naj nadaljujejo svojo pot iskanja primerne zaposlitve, kako naj nadaljujejo svojo poklicno pot, kako in kje naj nadaljujejo izobraževanja,… idr.

Po opravljenem osebnem razgovoru prihaja do t.i. selekcijskega postopka, ki temelji na kriterijih, zahtevah in kompetencah, postavljenih s strani podjetij oz. delodajalcev – naših naročnikov. Lahko je tudi več krogov osebnih razgovorov, ki se ločijo med seboj po zahtevnosti ali specifičnosti kriterijev in zahtev. Zelo pogosto opravljamo kadroviki tudi najrazličnejša testiranja specifičnih kompetenc, sposobnosti ali znanj kandidatov. To so lahko na primer osnovna testiranja tujih jezikov za hitro oceno, testiranja osnovnih računalniških znanj, ocenjevalni centri za ugotavljanje in preverjanje kompetenc, psihološka testiranja, … idr. Pomembne so seveda tudi reference in priporočila, ki jih po pridobitvi s strani kandidatov in njihovemu dovoljenju za preverjanje tudi pogostokrat dejansko preverimo. Izbrani kandidati se nato udeležijo še osebnih intervjujev oziroma razgovorov direktno v podjetjih – bodočih delodajalcih.

Poglobljeno ugotavljanje primernosti kandidatov za zaposlitev s psihološkimi testi

Za ugotavljanje vseh splošnih in specifičnih kompetenc posameznika, osebnostnih lastnosti, timskih vlog, delovne motivacije, sposobnosti in vedenja kandidatov se poslužujemo tudi različnih psiholoških orodij.  Na objektiven način pridobivamo še dodatne evaluacije o kandidatih. Tudi sama osebno preko psiholoških testiranj in ocenjevalnih centrov podajam psihološka mnenja in poglobljene ocene o primernosti posameznih kandidatov za določena delavna mesta.

Česa se morajo kandidati/kandidatke izogibati?

Popolni in pravi življenjepis mora vsebovati vse relevantne informacije in opise, ki dajo kadroviku čim bolj celostno in realno sliko o kandidatu ter njegovi ustreznosti za opravljanje določenih del.
Najboljši življenjepis je tisti, ki izstopa, je tisti, ki izstopa iz relevantnih razlogov, je tisti, ki zna prepričati kadrovika, da povabi kandidata na osebni razgovor.

Življenjepis smatramo kot enega izmed več orodij, ki jih kadroviki uporabljamo v postopkih selekcije in izbora kadra.

Pri pripravljanju in pošiljanju prijav z življenjepisi bi priporočala kandidatom, da naj se izogibajo dolgih in opisnih besedil, brez prave konkretne predstavitve delovnih izkušenj in lastnih znanj. Življenjepis naj bo strukturiran, jasno naj bodo razvidne vse naloge, aktivnosti, odgovornosti in vloge, ki jih je kandidat opravljal na svojih dotedanjih delovnih mestih. Tako z vsebinskega vidika, kot tudi z vidika časovne sledljivosti. V kolikor ima kandidat opravljene dodatne izpite oziroma usposabljanja npr. za viličarja, NPK,… ali pa pozna delovanje v različnih računalniških programih npr. SAP, Pantheon,… naj to kandidat tudi napiše. Prav tako lahko omenim, da ni primerno, če kandidat priloži k prijavi fotografijo sebe v domačem okolju.

Zgodi se na primer tudi, da nam kandidat pošlje prijavo ali življenjepis, na osnovi katere pričakujemo super primernega kandidata za točno določeno delovno mesto, tekom razgovora pa začnemo kadroviki ugotavljati, da je prijavo z življenjepisom kandidatu pripravila celo neka tretja oseba ali pa da so bile informacije in podatki v prijavi zelo napihnjene, prilagojene, neresnične. Obstajajo pa tudi kandidati, ki ne znajo predstaviti sebe v najboljši oziroma pravi-realni luči, po opravljenem razgovoru pa le ugotovimo, da so polni zahtevanih znanj in izkušenosti ter zadostijo vsem kriterijem naših naročnikov – podjetij.

Europassov življenjepis je eden od bolj strukturiranih oblik življenjepisa, z močno definirano zasnovo.  Vključuje ogromno informacij, ki so kadroviku pomembne in nujne za ustrezno vodenje nadaljnjih postopkov.

Kandidat naj sicer upošteva to močno Europassovo zasnovo, a naj jo obenem skuša preseči.  V Europassovo obliko življenjepisa lahko »na svoj poseben način« vnese posamezne zahtevane vsebinske sklope.  Pravilno in ustrezno je, da si posameznik ustvari svojo lastno marketinško podobo, a naj v tem ne bo preveč pogumen.  Dovolj unikatno lahko zgleda že drug papir, drugačna barva, drugačni vzorci in podobno. Bistvena je izpostavitev in povezovanje določenih kompetenc, lastnosti ter drugih specifičnosti kandidata z zahtevami in pričakovanju tega, kar določeno podjetje trenutno išče.

Kandidat naj vsak svoj posamičen življenjepis vsaj malce prilagodi posameznemu podjetju in iskanemu delovnemu mestu. Gre za v današnjem času nujno personalizacijo življenjepisa v povezavi z iskano pozicijo v dotičnem podjetju.

Po mojem mnenju je spremno oziroma motivacijsko pismo prav tako velikega pomena kot življenjepis. Prilagoditi ga je potrebno za vsako posamično prijavo na določeno delovno mesto. V njem naj kandidat dodatno izpostavi in poveže med seboj svoja dosežena znanja, izkušnje, kompetence, interese, prednosti kandidata z zahtevami prostega delovnega mesta, na katerega se prijavlja. Motivacijsko pismo naj odraža kandidatovo strokovnost, specifičnost in vrednost za posameznega delodajalca. Motivacijsko pismo naj ne obsega več besedila kot je dobra polovica A4 strani. Motivacijsko pismo naj ne bo le povzetek kandidatovih delovnih nalog, pridobljenih izkušenj in znanj – kar je vse že v samem življenjepisu navedeno. Motivacijsko pismo naj ne bo še en niz podatkov in faktov.

Osebni razgovor kot prava priložnost za kandidate

Pri osebnih razgovorih je pomembno, da kandidat ne zamuja ali pride na razgovor pol ure pred dogovorjenim terminom. V kadrovsko svetovalnem podjetju termine za osebne razgovore dogovorimo in planiramo skupaj s kandidati. Kadroviki  se s termini tudi prilagajajo kandidatom glede na njihove obveznosti. Razgovore opravljamo strokovno, po določenem procesnem zaporedju in to je lahko tudi moteno, v kolikor bi bila ob isti uri na osebnem razgovoru dva ali več kandidatov.

Pri prvem osebnem kontaktu s kandidatom in kadrovikom je kadrovik pozoren na naslednje stvari pri kandidatu: pozitivna naravnanost, vitalnost, uravnoteženost in skladnost pri oblačilih, primerni očesni kontakt in stisk roke, vedenje, izrazitost govora, barva glasu, reakcijski čas, moč in okretnost…in še kaj. Vse to daje neko pozitivno ali tudi manj pozitivno sliko o kandidatu.

Se pa lahko seveda tudi ta prvi vtis tekom intervjuja in drugih selekcijskih postopkov oziroma zaposlovanja lahko spremeni. Izkušeni voditelji intervjujev in kadrovski strokovnjaki se zavedajo potencialnih podobnih in tudi drugačnih vplivov ter vodijo postopke v skladu s tem svojim vedenjem in tudi seveda s ciljem čim večje objektivnosti in napovedne vrednosti ocenjevanja kompetenc kandidatov.

V kolikor nam kandidat ni poslal predhodno prijave s svojim življenjepisom, je priporočljivo, da le-to prinese s seboj na osebni razgovor, ali da si morebiti vsaj predhodno napiše na list v kronološkem zaporedju lastne delovne izkušnje in pridobljena znanja. Zgodi se namreč tudi, da nam kandidati na razgovorih ne znajo točno povedati, kje in koliko časa so bili zaposleni v določenem podjetju. To so za nas zelo pomembni podatki, saj na podlagi tega lahko sklepamo na določene kompetence in izkušenost kandidata.

Kot vsakega delodajalca seveda tudi nas zanimajo razlogi za prekinitev delovnega razmerja kandidata v prejšnjih službah. Neprimerno je namreč, da ima kandidat za vsakega bivšega delodajalca kakšno negativno opazko, da najde vedno neke zunanje vzroke za svoj lastni neuspeh ali pa so razlogi za prekinitev kot sledi: sem se skregal s šefom, se ne spomnim,..

Vedno večji je vpliv referenc in priporočil

Poseben pomen dajemo kadroviki tudi referencam in priporočilom, ki jih po pridobitvi s strani kandidatov in njihovemu dovoljenju za preverjanje, seveda tudi natančno preverimo. Reference in priporočila so za kadrovike dodatna, zelo dobrodošla in relevantna informacija o tem, kako je kandidat deloval v nekem okolju in tudi o tem, kako se je kandidat »poslovil« od bivšega delodajalca. V kadrovsko svetovalnem podjetju za vsakega posredovanega in predstavljenega kandidata naročnikom – podjetjem namreč jamčimo v smislu, da je izbrana oseba prava in primerna za določeno delovno mesto in da torej ustreza vnaprej definiranim zahtevam delovnega mesta. V kolikor ima kandidat reference iz mednarodnega podjetja, nam to lahko med drugim potrjuje naša predvidevanja, da se bo kandidat lažje in hitreje znašel tudi v novem okolju, kjer bo potrebno delovati na mednarodni ravni in so določene zahteve višje.

Prav tako lahko s priporočili dodatno potrdimo specifična znanja kandidatov. Na primer, če je bila oseba odgovorna za pripravljanje različnih poročil, analiz in statistik ter ob tem seveda uspešna – lahko z večjo verjetnostjo sklepamo, da je ta oseba natančna in da zna smiselno pripravljati in uporabljati najrazličnejše podatke v najrazličnejših oblikah.

Nemalokrat pa se tudi zgodi, da se odgovorne osebe v kadrovskih službah ali drugi predstavniki vodstva med seboj osebno poznajo, tako lahko tudi sami preverijo reference kandidata.

V precejšnji meri na izbiro ustreznega kandidata/kandidatke vplivajo njegove osebnostne lastnosti, hobiji, konjički, ambicije ipd.

Najtežje se ocenjuje, selekcionira in se odloča o kandidatih, ki nam o svojih dosedanjih delovnih izkušnjah povedo zelo malo, ali niti nimajo dovolj delovnih izkušenj pri delu preko študentske napotnice, v prostem času ne delajo nič in nekako le živijo od žepnine staršev.

Želja, interesov, motivov in ciljev, da bi si zaslužili več morda, za kakšno svojo posebno željo, ni. Ciljev in interesov za hitrejše in kvalitetnejše opravljanje dela ni. Iz tega je pač razvidno, da oseba ne zna ali da ne želi prevzemati odgovornosti, najverjetneje se ne bo znala primerno obnašati v okolju, kjer so zastavljena določena pravila in struktura delovanja in kjer je uspešnost tima odvisna od vseh vpletenih posameznih oseb.
Veliko nam o tej projekciji vedenja, torej kako se bo kandidat obnašal v delovnem okolju, pove tudi to, ali se oseba ukvarja z individualnim ali morda skupinskim športom. Plavalec bo lahko uspešen na pozicijah, kjer njegov uspeh ne bo odvisen od ostalih sodelavcev, košarkar pa bo najverjetneje blestel v okolju, kjer bodo svojo normo ali plane dosegali skupaj v timu.

Vsekakor pa je zmeraj pozitivno in dobrodošlo, če ima kandidat realne in dosegljive cilje oziroma so njegove ambicije v dosegljivih okvirih.